Esettanulmányok

Kiinduló helyzet

A RAPID Property & Tax Kft. mindössze négy-öt fős könyvelőirodaként főként mikro- és kisvállalatoknak nyújt könyvelési, könyvvizsgálati és adótanácsadási szolgáltatásokat.

Ügyfélköre folyamatosan bővült, ám a cég papíralapú vagy e-mailben szétszórt feladatkezeléssel dolgozott. Az ügyfelek beérkező kérései nem kerültek központi nyilvántartásba, a határidők követése egyedi Excel-táblákra és személyes emlékeztetőkre hagyatkozott, a munkaórák rögzítése pedig hiányos volt. Ennek következtében elhúzódott a válaszadás, kiszámíthatatlanná váltak a projektköltségek, és a vezetés nem tudott megbízható idő- és költségbecsléseket adni új megbízások esetén.

Célok és elvárások

• Minden ügyfélkérés azonnali, strukturált rögzítése egy központi felületen.
• Átlátható feladat- és határidő-kezelés felelősök kijelölésével.
• Munkaóra- és költségnyilvántartás projekt-szinten, valós idejű vezetői kimutatásokkal.
• A belső kommunikáció egyszerűsítése, az ad-hoc feladatok és párhuzamos munkavégzés minimalizálása.
• Gyors, pontos ügyféltájékoztatás a folyamatban lévő munkákról.

A megoldás: Rapid Ügyvitel bevezetése

A vállalat a Rapid Ügyvitel integrált ügyviteli rendszerét implementálta. A jegykezelő modul minden beérkező e-mailt automatikusan ticketként rögzít, így egyetlen felületen látható, ki melyik feladaton dolgozik és meddig. A projekt- és feladatkezelő funkciók lehetővé teszik az ütemezés, a munkaidő-ráfordítás és a költségek valós idejű nyomon követését. Minden feladat státusza, határideje és felelőse egyértelmű, a rendszer pedig értesítéseket küld az esedékes teendőkről, így megszűnik a felelőtlenségi zóna és az elvesző e-mailek problémája.

Eredmények hat hónappal a bevezetés után

• A feladatok átláthatósága jelentősen javult; az elveszett vagy elfelejtett kérések száma gyakorlatilag nullára csökkent.
• A reakcióidő az ügyfélmegkeresésekre átlagosan 35%-kal rövidült, mert a csapat azonnal látja a priorizált feladatlistát.
• A projektekkel kapcsolatos munkaórák rögzítése teljessé vált, ami pontos költség- és erőforrástervezést tesz lehetővé.
• A belső kommunikáció hatékonyabb lett: a párhuzamos vagy ismétlődő munkavégzés 20%-kal esett vissza.
• A vezetőség valós időben hozzáfér a projektekkel kapcsolatos kulcsadatokhoz, így a jövőbeli megbízásokat megalapozott, adatvezérelt becslésekkel tudja árazni.

     Üzleti hatás

A Rapid Ügyvitel bevezetése professzionális szintre emelte a RAPID Property & Tax Kft. folyamatmenedzsmentjét: a pontos feladat- és határidő-kezelésnek köszönhetően nőtt az ügyfél-elégedettség, javult a szolgáltatásminőség, és a cég versenyképesebb áron tud új projekteket vállalni. Az integrált rendszer lehetővé tette, hogy a kis létszámú könyvelőiroda nagyobb ügyfélkört is megbízhatóan kiszolgáljon, miközben fenn­tartja a magas szakmai színvonalat és biztosítja a fenntartható növekedést.

Kiinduló helyzet

Az Alukolor Kft., egy mindössze öt-nyolc főt foglalkoztató porfestő-lakatos üzem, évekig papíralapú folyamatokra támaszkodott. Nem volt naprakész raktárnyilvántartás; a szállítólevelek kézzel készültek, a külső bérmunkára átadott darabok hollétét telefonhívásokkal próbálták követni. A vezetőség nem látta valós időben, hogy egy-egy megrendelés melyik gyártási fázisban jár, és gyakran csak a soron derült ki, ha hiányzott egy kulcsfontosságú alapanyag. A kiszámíthatatlan átfutási idők miatt a termelés ütemezése tapasztalati becslésekre korlátozódott, ami rendszeres csúszásokhoz és többletköltségekhez vezetett.

Célok és elvárások

A vállalat olyan gyártássegítő rendszert keresett, amely

• valós idejű készletinformációt biztosít,
• digitálisan naplózza a teljes gyártási folyamatot és a külső bérmunkák státuszát,
• automatizálja a szállítólevél-készítést és a dokumentumtárolást,
• vezetői és ügyfél-értesítéseket generál a kritikus pontokon,
• háttérbe szorítja a papírmunka-eredetű hibákat.

A megoldás: Rapid Gyártás MES bevezetése

Hat hetes ütemtervvel bevezettük a Rapid Gyártás MES-t. A folyamatfeltérképezés után betöltöttük a cikk- és partneradatokat, majd aktiváltuk a készlet- és raktárkezelő, gyártáskövető, bérmunkakezelő, valamint digitális dokumentum- és értesítési modulokat. A munkalapok immár elektronikusan indíthatók és zárhatók, minden anyag- és státuszváltozás automatikusan rögzül, a szállítólevelek és minőségi jegyzőkönyvek digitálisan generálódnak és visszakereshetők, a valós idejű dashboard pedig azonnali rálátást ad a folyamatokra. Az ügyfelek rendszerüzenetben kapnak tájékoztatást a rendeléseik állapotáról, a vezetők pedig bármikor lekérhetik a termelési és költségadatokat.

Eredmények három hónap után

• A gyártási átfutási idő csökkent.
• A raktárhiány miatti leállások havi öt-hat óráról kevesebb mint egy órára mérséklődtek.
• A kézzel írt szállítólevelekből fakadó hibák megszűntek.
• Minden ügyfél automatikus e-mailt vagy SMS-t kap a rendelése státuszváltozásairól, így jelentősen csökkent a telefonos érdeklődések száma.
• A vezetői riportok előállítása a korábbi heti két óráról öt percre rövidült, hiszen a kulcsmutatók valós időben rendelkezésre állnak.

Üzleti hatás

A Rapid Gyártás MES digitalizációja révén az Alukolor Kft. megbízhatóbb átfutási időket, átlátható költségstruktúrát és magasabb ügyfélelégedettséget ért el. A pontos, valós idejű adatokkal a vezetőség magabiztosabban áraz, jobb döntéseket hoz, és hat hónap alatt 18 %-kal növelte az árbevételt anélkül, hogy bővítette volna a létszámot. A papírmentes működés nem csupán hibákat és adminisztratív terheket iktatott ki, hanem lehetővé tette, hogy a kis üzem a nagyvállalatokra jellemző átláthatósággal és megbízhatósággal szolgálja ki ügyfeleit, ezzel stabil, fenntartható növekedési pályára lépve.

Kiinduló helyzet

A Krencz IT Kft. saját fejlesztésű szoftverek készítésével és integrációjával foglalkozik, mégis ugyanazokkal a belső szervezési gondokkal küzdött, mint sok szolgáltató cég. A feladatok, határidők és erőforrások követése több, egymástól független táblázatban zajlott, a projektszintű munkaidő‐jegyzések gyakran kimaradtak, ezért a költségelszámolás és utókalkuláció időigényes találgatássá vált. A fejlesztők és projektvezetők közti egyeztetés jórészt telefonon és chat­szálakon történt; nem volt egyetlen megbízható „forrás” arra, ki mit csinál, meddig és mennyiért.

Célok és elvárások

• Egységes, valós idejű feladat- és határidő-kezelés egy központi felületen.
• Automatikus munkaidő-rögzítés a pontos projekt­elszámolás érdekében.
• Jegyrendszer bevezetése a telefonos ad-hoc kérdések leváltására.
• Kimutatások és hatékonysági elemzések a döntéshozást segítő, naprakész adatokkal.
• A saját tapasztalatok alapján folyamatos funkcióbővítés és finomhangolás.

A megoldás: Rapid Ügyvitel bevezetése

A cég úgy döntött, hogy a mindennapi működés motorjává teszi saját termékét, és teljes egészében átállt a Rapid Ügyvitelre. Az átállás során a meglévő projektlistákat és ügyféladatokat importálta a rendszerbe, majd élesben kezdte használni a feladat- és jegykezelőt. Minden bejövő kérést azonnal ticketként rögzítenek; a feladatokhoz felelőst, határidőt rendelnek, a fejlesztők pedig munka közben egy kattintással indítják és zárják az időmérést. A beépített riportok azonnal megmutatják, mely projektek hol tartanak, mennyi idő és költség égett el, mik a szűk keresztmetszetek. Mivel a Krencz IT maga fejleszti a rendszert, a valós használat közben felmerülő igényeket folyamatos frissítésekben építi bele – legyen szó új dashboardokról, speciális exportokról vagy integrációkról.

Eredmények három hónap alatt

• A telefonon vagy chaten tisztázandó feladatok száma -40%.
• A projektekre könyvelt munkaidő lefedettsége 60%-ról 98%-ra nőtt, így a számlázás pontossága látványosan javult.
• A sprint- és projekt­utókalkuláció ideje heti 2 óráról 15 percre csökkent, mert a szükséges adatok real-time elérhetők.
• A feladatok átlagos átfutási ideje 18%-kal rövidült, mivel a státuszok és akadályok átláthatóak.
• A vezetőség napi automatikus kimutatást kap a készültségi fokokról és a kapacitáskihasználtságáról, így a tervezés adatvezéreltté vált.

Tanulság és üzleti hatás

Az, hogy a fejlesztő maga is a saját termékét használja, kettős előnnyel jár: hitelessé teszi az ajánlatot az ügyfelek előtt, és valós környezetben tárja fel a továbbfejlesztési irányokat. A Rapid Ügyvitel bevezetése óta a Krencz IT Kft. átláthatóbb működést, pontosabb projekt­elszámolást és jelentős kommunikációs időkiesés-csökkenést ért el. A belső hatékonyság javulása közvetlenül visszaköszön a cég eredményeiben, miközben a felhasználói élmény nap mint nap a saját csapat valós tesztpályáján formálódik tovább.